Los
procesos son efectuados por miembros de la organización, los cuales
tienen roles específicos. Los roles son responsabilidades de los
miembros para llevar a cabo actividades especificas.
Cada
proceso debe tener un responsable, que adquirirá el rol de
responsable de proceso. Existen muchos otros roles, según las
actividades que tengan que realizarse en cada proceso, por ejemplo:
clientes, analistas, testers, etc. Los roles implican función.
Durante
una implementación, cada miembro de la organización deberá llevar
a cabo uno o más roles. Los roles que serán evaluados serán los
responsables de proceso (el responsable de la gestión de negocios,
el responsable de la gestión de procesos, etc).
Aunque
se dan casos en empresas muy pequeñas de que una sola persona sea
responsable por dos o más procesos, esto no es recomendable.
Pues
bien, ¿por dónde empezar? Es recomendable comenzar desde arriba,
por la Gestión de Negocios, seguida de la de procesos, proyectos,
recursos y finalmente las áreas operativas como Administración de
Proyectos específicos y Desarrollo y Mantenimiento de Software. No
obstante, nuestro primer paso debe ser preparar el terreno.
La
base de conocimientos
¿Qué
necesitaremos? Si vamos a implementar un proceso de calidad,
necesitaremos un lugar para archivar y administrar correctamente
la información, un repositorio. Llamaremos a este lugar, físico
o lógico, Base de Conocimientos.
Aunque
existe un proceso completo sobre este tema, recomendamos preparar
este repositorio antes de comenzar a documentar. Asimismo, aunque
existe software especializado para llevar a cabo esta labor,
disponible a la venta en la entidad dictaminadora (NYCE),
recomendamos utilizar un repositorio propio para la primera vez
que se implementa la norma.
Recomendaciones:
- Tener un servidor de archivos, ya sea mediante carpetas compartidas o por protocolo FTP.
- Establecer un directorio como principal, con el nombre de “BaseDeConocimientos[Empresa]”.
- Dentro del directorio principal, tener un subdirectorio para cada uno de los procesos.
- Dentro de cada subdirectorio, guardar los documentos pertenecientes a cada proceso.
- Llevar una bitácora de implementación y minutas de cada reunión.
TIP
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Esto
nos servirá para mantener ordenada nuestra documentación. Uno de
los principales puntos a evaluar en la dictaminación es
precisamente tener ordenada y a la mano la documentación
necesaria. A medida que avancemos, y sobre todo al llegar al
proceso de Conocimiento de la organización, nos extenderemos en
este tema.
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Por
el momento, damos por hecho que se tiene acceso a un servidor de
archivos, y que él se encuentran los subdirectorios correspondientes
a cada proceso. Ahora sí, podemos comenzar con la implementación y
la documentación. Comenzaremos por el principio, todo comienza con
la Gestión de Negocios
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